Katja Puolakka tmi käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan yrityksen henkilötietojen käsittely eri käyttötarkoituksissa.

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Katja Puolakka tmi
Y-tunnus: 2383939-4
Sähköposti: katja@katjapuolakka.fi

2. Uutiskirje- ja sähköpostimarkkinointirekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käytetään uutiskirjeiden sekä rekisteröidyn valitsemien aiheiden, palveluiden, tuotteiden, mentorointien ja tapahtumien sähköpostiviestintään ja markkinointiin. Kiinnostuksen kohteita käytetään viestinnän kohdentamiseen rekisteröidyn tekemien valintojen mukaisesti.

Oikeusperuste

Rekisteröidyn antama suostumus (GDPR 6 artikla 1 a).

Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa sähköpostiviestissä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Tietosisältö

Rekisteri voi sisältää etunimen, sukunimen, sähköpostiosoitteen, tiedon annetusta suostumuksesta sekä rekisteröidyn ilmoittamat tai hänen valintoihinsa perustuvat kiinnostuksen kohteet.

Tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen liittyessään sähköpostilistalle, tilatessaan uutiskirjeen tai ilmoittaessaan haluavansa vastaanottaa tiettyyn aiheeseen liittyvää sähköpostiviestintää.

Henkilötietojen antaminen

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Sähköpostiosoitteen antaminen ja sähköpostiviestintään annettava suostumus ovat kuitenkin välttämättömiä kyseisen sähköpostiviestinnän vastaanottamiseksi.

Tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja ei myydä tai luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille näiden omiin markkinointitarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, kuten verkkosivu-, lomake- ja sähköpostimarkkinointipalveluiden tarjoajia. Nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän ohjeiden mukaisesti.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa, jos luovuttaminen perustuu lakiin tai toimivaltaisen viranomaisen lainmukaiseen pyyntöön.

Siirrot ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan käsitellä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella rekisterinpitäjän käyttämien palveluntarjoajien toimesta. Mikäli henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja käyttäen asianmukaisia suojatoimia.

Säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on kyseisen sähköpostiviestinnän tilaaja tai kunnes hän peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta lakisääteistä perustetta.

Rekisterinpitäjä voi lisäksi poistaa pitkään passiivisina olleita tilaajatietoja rekisterin ajantasaisuuden ylläpitämiseksi.

Profilointi ja viestinnän kohdentaminen

Rekisteröidyn ilmoittamia tai hänen tekemiinsä valintoihin perustuvia kiinnostuksen kohteita voidaan käyttää sähköpostiviestinnän kohdentamiseen. Rekisterissä ei tehdä sellaista automaattista päätöksentekoa, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Rekisterin suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on tehtäviensä perusteella oikeus käsitellä niitä. Käyttöoikeudet suojataan asianmukaisin tunnistautumis- ja suojausmenetelmin.

3. Asiakasrekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen muodostamiseksi ja hoitamiseksi, palvelujen toteuttamiseksi, palveluihin ja mentorointeihin ilmoittautumisten käsittelemiseksi, ajanvarausten ja asiakasviestinnän järjestämiseksi, laskutuksen ja maksujen hoitamiseksi sekä rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin (GDPR 6 artikla 1 b) sekä soveltuvin osin rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6 artikla 1 c).

Tietosisältö

Rekisteri voi sisältää asiakkaan nimen ja yhteystiedot, yritys- ja laskutustiedot, palveluihin ja mentorointeihin liittyvät ilmoittautumis- ja osallistumistiedot, ajanvaraus-, maksu- ja laskutustiedot, asiakasviestintään liittyviä tietoja sekä palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia asiakkaalta saatuja tietoja.

Asiakastyöskentelyyn liittyviä muistiinpanoja voidaan käsitellä silloin, kun se on kyseisen palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista.

Tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi ilmoittautumisen, ajanvarauksen, yhteydenoton, laskutuksen tai asiakassuhteen aikana.

Henkilötietojen antaminen

Sopimuksen tekemisen ja palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisten henkilötietojen antaminen on välttämätöntä asiakassuhteen muodostamiseksi ja palvelun tarjoamiseksi. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, palvelua ei välttämättä voida toteuttaa.

Tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja ei myydä tai luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille näiden omiin markkinointitarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, kuten verkkosivu-, lomake-, ajanvaraus-, viestintä-, videoneuvottelu-, maksu-, laskutus- ja kirjanpitopalveluiden tarjoajia. Nämä palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun palveluidensa toteuttamiseksi.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa, jos luovuttaminen perustuu lakiin tai toimivaltaisen viranomaisen lainmukaiseen pyyntöön.

Siirrot ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan käsitellä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella rekisterinpitäjän käyttämien palveluntarjoajien toimesta. Mikäli henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja käyttäen asianmukaisia suojatoimia.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen ja palvelun toteuttamiseksi sekä sen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden tai oikeudellisten vaatimusten vuoksi.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

Rekisterin suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on tehtäviensä perusteella oikeus käsitellä niitä. Käyttöoikeudet suojataan asianmukaisin tunnistautumis- ja suojausmenetelmin.

Etätapaamisten tallentaminen

Mentorointi-, koulutus- ja muita ammatillisia etätapaamisia, kuten CST-mentorointipiirin tapaamisia, mentorointisarjoja ja CST-aamukahveja, tallennetaan, jotta osallistujat voivat katsoa tapaamisen myös jälkikäteen.

Tallenteelle voi tallentua osallistujan nimi, kuva, ääni sekä tapaamisen aikana hänen itse jakamiaan tietoja. Osallistuja voi halutessaan osallistua kamera ja mikrofoni suljettuina. Etäkokousalusta ilmoittaa osallistujalle tapaamisen tallentamisesta.

Tallenteet ovat vain niiden henkilöiden saatavilla, joilla on kyseiseen palveluun kuuluva katseluoikeus. Tallenteita ei julkaista yleisesti. Tallenteita säilytetään kyseiselle palvelulle ilmoitetun katseluajan ajan.

Asiakastapauksista tulee keskustella siten, ettei asiakasta voida tunnistaa.

Käsittelyn oikeusperuste: rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarjota osallistujille mahdollisuus katsoa etätapaamiset jälkikäteen.

WhatsApp-yhteisö

CST-mentorointipiirin jäsenyyteen kuuluu WhatsApp-yhteisö. Yhteisöön liittyessä jäsenen puhelinnumero, WhatsApp-profiilin nimi ja mahdollinen profiilikuva voivat näkyä muille yhteisön jäsenille hänen omien WhatsApp-asetustensa mukaisesti. Yhteisössä jäsenen itse lähettämät viestit ja muu sisältö näkyvät yhteisön muille jäsenille.

WhatsApp-palvelun käytössä henkilötietoja käsittelee myös WhatsAppin palveluntarjoaja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Käsittelyn oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, koska WhatsApp-yhteisö kuuluu CST-mentorointipiirin jäsenyyteen.

4. Verkkokaupan asiakasrekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään verkkokaupassa tehtyjen tilausten käsittelemiseksi, tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, maksujen ja laskutuksen toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpanoon (GDPR 6 artikla 1 b) sekä soveltuvin osin rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (GDPR 6 artikla 1 c).

Tietosisältö

Rekisteri voi sisältää asiakkaan nimen ja yhteystiedot, yritys- ja laskutustiedot, tilaus-, maksu- ja toimitustiedot sekä muita verkkokaupassa asioinnin ja tilauksen toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

Tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään verkkokaupassa asioinnin ja tilausten tekemisen yhteydessä. Maksuihin liittyviä tietoja voidaan saada myös maksupalvelun tarjoajalta.

Henkilötietojen antaminen

Tilauksen käsittelemiseksi tarvittavien henkilötietojen antaminen on välttämätöntä verkkokauppaostoksen toteuttamiseksi. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, tilausta ei voida toteuttaa.

Tietojen luovutukset ja henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja ei myydä tai luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille näiden omiin markkinointitarkoituksiin.

Rekisterinpitäjä käyttää verkkokaupan, maksamisen, laskutuksen ja kirjanpidon toteuttamisessa palveluntarjoajia, jotka voivat käsitellä henkilötietoja palveluidensa toteuttamiseksi ja rekisterinpitäjän lukuun.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa, jos luovuttaminen perustuu lakiin tai toimivaltaisen viranomaisen lainmukaiseen pyyntöön.

Siirrot ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan käsitellä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella rekisterinpitäjän käyttämien palveluntarjoajien toimesta. Mikäli henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja käyttäen asianmukaisia suojatoimia.

Säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tilauksen ja asiakassuhteen toteuttamiseksi sekä sen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitovelvoitteiden, täyttämiseksi tai oikeudellisten vaatimusten vuoksi.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

Rekisterin suojaus

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, joilla on tehtäviensä perusteella oikeus käsitellä niitä. Käyttöoikeudet suojataan asianmukaisin tunnistautumis- ja suojausmenetelmin.

5. Verkkosivut ja evästeet

Verkkosivustolla käytetään evästeitä ja muita vastaavia teknologioita sivuston teknisen toiminnan mahdollistamiseksi.

Sivustolla voidaan lisäksi käyttää käyttäjän suostumuksella muita kuin välttämättömiä evästeitä esimerkiksi kävijätilastojen, analytiikan, käyttäjäkokemuksen kehittämisen tai markkinoinnin tarkoituksiin.

Muita kuin välttämättömiä evästeitä käytetään vain silloin, kun niiden käyttöön on saatu käyttäjän suostumus. Käyttäjä voi antaa tai olla antamatta suostumuksensa sekä myöhemmin muuttaa tai peruuttaa tekemänsä valinnat.

Tarkemmat tiedot verkkosivustolla käytettävistä evästeistä, niiden käyttötarkoituksista, voimassaoloajoista sekä mahdollisista kolmansista osapuolista annetaan verkkosivuston evästeasetuksissa tai erillisessä evästeselosteessa.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä saada pääsy omiin henkilötietoihinsa

• pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista

• pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun poistamiselle säädetyt edellytykset täyttyvät

• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista lain edellyttämissä tilanteissa

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun siihen on sovellettavan lainsäädännön perusteella oikeus

• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen

• saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun oikeus tietojen siirtämiseen soveltuu kyseiseen käsittelyyn

• tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Henkilötietojen poistamista koskeva oikeus ei koske tietoja, joiden säilyttämiseen rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus tai muu tietosuojalainsäädännön mukainen peruste.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen katja@katjapuolakka.fi.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.